Wenn Leute „KI im Betrieb” hören, denken die meisten an Texte schreiben. Mein erster KI-Mitarbeiter macht etwas viel Langweiligeres: die Ablage. Und genau deshalb funktioniert er.
Warum ausgerechnet die Ablage?
Weil Ablage die Arbeit ist, die keiner machen will und jeder braucht. Dateien richtig benennen, in den richtigen Ordner legen, Altes archivieren, damit man in drei Monaten noch etwas wiederfindet. Bei mir laufen dafür feste Regeln: Wie eine Datei heißt, wohin sie gehört, was mit Rohmaterial passiert und was mit fertigen Sachen.
Solche Regeln kann eine KI nicht nur befolgen, sie kann sie sogar zuverlässiger befolgen als ich. Ich habe an guten Tagen Disziplin. Der KI-Mitarbeiter hat sie immer.
Was er kann
Er sortiert neue Dateien nach meinen Benennungsregeln ein, legt Ordnerstrukturen für neue Vorgänge an und erinnert mich, wenn etwas nicht ins Schema passt. Das klingt klein. Rechne aber mal zusammen, wie oft du pro Woche etwas suchst, das „irgendwo” liegt.
Was er nicht kann
Entscheiden, was wichtig ist. Wenn zwei Regeln sich widersprechen, fragt er nach, und das ist gut so. Eine KI, die bei Unklarheit einfach macht, räumt dir im Zweifel den falschen Ordner leer. Die Säge fällt eben keinen Baum von allein, und das soll sie auch nicht.
Was er kostet
Kein Geheimnis: ein monatliches Abo für das KI-Werkzeug dahinter und ein paar Stunden Einrichtung, vor allem das Aufschreiben der eigenen Regeln. Das ist der eigentliche Preis: Du musst einmal sauber durchdenken, wie deine Ablage funktionieren soll. Aber ehrlich gesagt hätte sich diese Übung auch ganz ohne KI gelohnt.
Der nächste KI-Mitarbeiter ist schon in Arbeit. Was der macht, liest du hier, sobald er läuft, und nicht vorher. Angekündigt wird hier nichts.